各二级学院：

  为了做好2022级本科、专升本学生档案的收集和整理工作，现将有关事宜通知如下：

一、档案材料整理要求

1、要高度重视学生档案管理工作，应及时清点，做到档案数目和学生报到人数一致，落实缺档学生情况；

2、查看档案中相关信息是否与学生本人一致（各类学籍材料查阅后继续装入原始档案袋）；

3、学生档案原则上只限各级负责学生工作的老师查阅，学生不能查阅档案；

4、查阅学生档案时，应严格遵守保密制度和阅档制度，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自对外公布档案内容；

5、档案材料书写要求字迹工整、字体清楚，用黑色签字笔填写；

二级学院名称、专业班级、学号等要求填写全称，不能简写；

6、学生档案交至综合档案室后，不允许再私自借阅，如有特殊情况请按相关手续办理。

二、档案材料移交流程

1、在综合档案室库房领取学生专用档案袋；

2、在档案袋面上填写学生姓名、性别、学号、专业班级等信息；

3、将学籍档案（高中档案、专科档案、士兵档案）、录取通知书、新生入学登记表（加盖学院公章）、考生信息表，装入华清学院档案袋，并在袋面上填写材料件数。

4、填写《2022级学生档案明细表》、《2022级学生档案移交汇总表》、《2022级学生未交档案材料统计表》

5、移交需收取的资料：学生档案、纸质版《2022级学生档案移交汇总表》、纸质版《2022级学生未交档案材料统计表》（需学生本人签字确认并加盖二级学院公章）。

6、电子版《2021级学生档案移交汇总表》、《2022级学生档案明细表》、《2022级学生未交档案材料统计表》发至邮箱550370649@qq.com

7、各二级学院档案移交时间：2022年10月31日前，移交档案请提前预约，联系电话：029-82628662

8、档案移交地点：综合档案室库房（一号教学楼108教室对面）

综合档案室

     2022年10月17日