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西安建筑科技大学华清学院综合档案室成立于2008年10月30日,隶属于学院综合管理部,是学院综合性档案的保管、利用中心及档案业务指导监督机构。负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管、开放和利用全院综合性档案及有关资料;负责电子文件档案的规范化管理及信息化、数字化建设;开发多形式的档案信息检索资源;对全院专(兼)职档案员和有关业务人员进行档案业务培训,开展学术研究和宣传教育活动等。学院依据国家有关档案工作法令、政策及规定,制定了《西安建筑科技大学华清学院档案管理条例》、《西安建筑科技大学华清学院档案管理实施细则》、《西安建筑科技大学华清学院档案工作规范》等制度,规范全院档案工作。2013年陕西省教育厅授予学院全省高等学校档案工作先进单位,综合档案室吴晓梅荣获全省高等学校档案工作先进工作者称号。2018年陕西省教育厅授予学院“陕西高等学校档案工作先进单位”称号,综合档案室主任崔杨荣获“陕西省高等学校档案工作先进工作者”称号。

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学院综合档案室,现有专职工作人员5人,兼职档案员20多人,档案室现有建筑面积482平方米,做到了库房、办公、阅览三分开,配备有档案柜、展示柜、空调、防盗报警装置和气体灭火装置等设施,拥有良好的档案保管条件和办公条件,拥有防磁柜、计算机、打印机、扫描仪、去湿机、复印机等设备。

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综合档案区

综合类档案区集中保管学院党群、行政、教学、科研、财会、基础建设、仪器设备、出版物、声像、外事、实物等不同门类载体的档案。截至2017年7月,库藏情况为综合类档案共计2970卷,14818条,图书资料916册,声像档案114件,实物档案327件。内容涉及机构改革、干部职务、教师职称、规章制度、会议记录、学籍管理、学科及课程设置、招生与毕业分配、科研项目、基建与房产、教职工与学生名册、对外交流、经费预算、校园面貌、学团等方面,反映了学校十几年从创建、发展的真实历史。综合类档案主要为学生出国、考研、就业、补办证件等出俱凭证功能,也为学院、各部门及中心制定规章制度、计划方案及落实政策提供历史依据。另外在学院教学计划、教学大纲的修订,重要会议的会前准备,各类评估文件的参考中发挥着重要作用。

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学生档案区

学生档案区主要负责学院在籍学生的高考原始档案、录取通知书、学年鉴定表等档案材料的接收、鉴别、整理及归类工作,同时也制定和完善学生档案管理规章制度,做好学生档案分析统计工作。目前共保管学生档案近9千份。学生档案工作主要办理学生档案的咨询、查阅及调阅事项,为毕业生办理学生档案的转递及档案去向查询,为有关部门提供学生基本情况信息证明,做好学生档案的安全、保密及保管工作。

教学资料区

教学资料区主要负责学生课程教学资料的整理、归档、保管及保密工作。现存试卷类390203份,图纸类30262份,课程设计类41896份,实习作业类45942份。主要为学生提供成绩复议,内部查、借阅功能。

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实物档案

实物档案主要展示学院部门(中心)、教职工及学生在各类活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等;兄弟院校赠送花瓶、模型、钟表等;院庆活动中宣传品、获赠的纪念品等300余件。实物档案见证了学院的发展历程及成果荣誉,浓缩了学生教育实践活动的精华,传承了学院“以生为本、和谐发展,全面实施素质教育”的教育理念。

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