为了做好毕业生档案整理、转递工作，根据学院关于毕业生工作的统一部署，请各毕业班辅导员认真做好毕业生档案材料的收集、整理和移交工作，现将有关事宜通知如下：

一、毕业生档案的归档范围：

（1）学籍档案；（2）录取通知书；（3）考生信息表；

（4）入学登记表；（5）学年鉴定表；（6）毕业生登记表；

（7）党组织材料；（8）党组织材料；（9）成绩总表；

（10）《报到证》副联；（11）奖惩材料。

二、装档流程

1、 在综合档案室库房领取学生学籍档案、录取通知书等材料及学生档案袋；（需要统计党员人数）

2、档案袋面学生信息书写要求字迹工整、字体清楚，用黑色签字笔填写；专业班级、学号等要求填写全称，不能简写；

3、 将各类毕业生材料装入每个学生的档案袋，并在袋面上填写材料件数，并按照专业、班级、学号（从小到大）的顺序排列；

4、填写《2022届毕业生档案移交明细表》、《2022届毕业生档案移交汇总表》、《2022届毕业生未交档案统计表》并发至邮箱550370649@qq.com

5、将整理好的学生档案、纸质版《汇总表》、《未交统计表》移交至档案室华清堂A座13楼，经工作人员检查验收后，档案袋密封并加盖学生档案公章；

5、 将寄往建大研招办、参加西部计划、需要自提、留存的学生档案另行放置；

6、 将已封口盖章需邮寄的学生档案再装入邮局提供的防水袋里，防水袋封口后将邮局打印的有学生邮寄信息的面单贴到防水袋指定位置，办理相关移交手续。

三、装档注意事项

1、要高度重视学生档案管理工作，应及时清点，做到档案数目和毕业生人数一致，落实缺档学生情况；

2、所有材料装档前，请务必检查应盖公章是否加盖。

3、在装袋时，请务必认真仔细核对已装入档案袋中的档案材料有

多装、漏装、混装现象，特别注意同名同姓学生档案的装袋。

4、在毕业生档案材料整理归档过程中，应严格遵守档案工作有关规定，任何人不得利用工作之便擅自抽取、销毁、伪造、涂改学生档案材料，违者要追究其责任，严肃查处。

四、毕业生档案的提取、转递、查询

1、毕业生档案通过邮政EMS快件转递，个别毕业生要求自带档案的，本着学生自愿、单位同意的原则，由毕业生本人持就业报到证、本人身份证原件到综合档案室填写自提档案申请及承诺书，办理档案自带、留存手续。

2、学院综合档案室一般在毕业生派遣后一周内完成对毕业生档案的集中整理转递工作。

3、毕业生可在离校10天左右，毕业生务必登录综合档案室网站（http://da.xauat-hqc.com/），在网站首页“档案查询”专区，输入姓名、学号获取物流单号，再进入EMS官网跟踪查询本人档案实时转递状态，查询到档案已被接收，毕业生要在第一时间联系接收单位，确认档案状态并办理相关手续。

五、毕业生档案收集、整理和移交工作日程安排：

6月21日-24日  在档案室库房领取学生档案相关材料

6月25日-7月4日  毕业班辅导员收集、整理、装档、密封

7月5日 毕业生本人持就业报到证、本人身份证到综合档案室办理档案自带、留存手续。

7月6日-8日 辅导员移交档案，档案EMS邮寄

综合档案室电话：82628662

如时间有变动，日程调整另行通知

综合档案室

2022年6月20