各毕业班辅导员：

   为了做好毕业生档案整理、转递工作，根据学院关于毕业生工作的统一部署，请各毕业班辅导员认真做好毕业生档案材料的收集、整理和移交工作。现将有关事宜通知如下：

一、毕业生档案的归档范围：

（1）学籍档案 （高中档案或专升本档案）    

（2）录取通知书 （华清学院）

（3）入学登记表（教学部学籍中心提供）

（4）在校期间受院级以上表彰、奖励材料

（5）学生的党、团组织材料（入团志愿书、入党申请书、入党志愿书、预备党员考察材料等，按照学院组织管理中心的要求）

（6）学年鉴定表       （7）毕业生登记表

（8）毕业生成绩总表   （9）就业报到证（副联）

（10）考生报名登记表（专升本学生有）

二、装档流程

1、在综合档案室库房领取学生学籍档案、录取通知书、学年鉴定表、学生档案袋、大档案袋(党组织关系)、档案密封签；

2、在档案袋面上用黑色笔填写学生姓名、性别、学号、专业班级、籍贯等信息；

3、将各类毕业生材料以专业为单位按顺序归入每个学生的档案袋，并在袋面上填写材料件数，并按照专业、班级、学号（从小到大）的顺序排列，用封签封口；

4、按时将已密封好的学生档案送交档案室库房，密封签加盖学生档案公章；

5、 将寄往建大研招办、参加西部计划、需要自提、留存的学生档案另行放置；

6、 将已封口盖章需邮寄的学生档案再装入邮局提供的防水袋里，防水袋封口后将邮局打印的有学生邮寄信息的面单贴到防水袋指定位置，办理相关移交手续。

三、装档注意事项

1、所有材料装档前，请务必检查应盖公章是否加盖。（如：《毕业生登记表》的印章，《毕业生成绩总表》的学籍管理专用章等）。

2、在装袋时，请务必认真仔细核对已装入档案袋中的档案材料有无多装、漏装、混装现象，特别注意同名同姓学生档案的装袋。

3、在毕业生档案材料整理归档过程中，应严格遵守档案工作有关规定，任何人不得利用工作之便擅自抽取、销毁、伪造、涂改学生档案材料，违者要追究其责任，严肃查处。

四、毕业生档案的提取、转递、查询

1、毕业生档案通过邮政EMS快件转递，个别毕业生要求自带档案的，本着学生自愿、单位同意的原则，由毕业生本人持就业报到证、本人身份证原件到综合档案室填写自提档案申请及承诺书，办理档案自带、留存手续。

2、学院综合档案室一般在毕业生派遣后十天内完成对毕业生档案的集中整理转递工作。

3、毕业生可在一年内登录学院综合档案室网站（http://da.xauat-hqc.com/），在网站首页“档案查询”专区，输入姓名、学号，点击查询，根据查询到的物流单号，点击“查询”下方的EMS图标，进入EMS官网查询本人档案实时转递状态。如有疑问，请与综合档案室联系，联系电话：029-82628662

五、毕业生档案收集、整理和移交工作日程安排：

6月18日-22日  在档案室库房领取学生档案相关材料

6月23日-30日  毕业班辅导员收集、整理、装档、密封

6月29日 毕业生本人持就业报到证、本人身份证到综合档案室办理档案自带、留存手续。

7月1日-2日 辅导员移交档案，档案EMS邮寄

如时间有变动，日程调整另行通知。

 综合档案室

2021年6月15日