各二级学院：

    为了做好2020级新生档案的收集和整理工作，现将有关事宜通知如下：

一、新生档案材料整理要求

   1、要高度重视学生档案管理工作，应及时清点，做到档案数目和学生报到人数一致，落实缺档学生情况；

   2、查看高中档案中相关信息是否与学生本人一致（各类高中材料查阅后继续装入高中原始档案袋）；

   3、学生档案原则上只限各级负责学生工作的老师和辅导员查阅，学生不能查阅档案；

   4、查阅学生档案时，应严格遵守保密制度和阅档制度，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自对外公布档案内容；

   5、各类档案材料书写要求字迹工整、字体清楚，用黑色签字笔填写；二级学院名称、专业班级、学号等要求填写全称，不能简写；

   6、学生档案交至综合档案室后，不允许再私自借阅，如有特殊情况请按相关手续办理。

二、新生档案材料移交流程

   1、召开新生档案收集整理工作培训会议（10月 26 日15：00华清堂A座15楼会议室）；

   2、在综合档案室（华清堂A座1308）领取学生专用档案袋、考生信息表、新生入学登记表；

   3、在学生专用档案袋面上填写学生姓名、性别、学号、专业班级等信息,

   4、将高中档案袋（务必取出党团关系并交于相关部门）、录取通知书、新生入学登记表、考生信息表装入专用档案袋中，并在袋面上填写材料

份数，按专业、班级、学号（从小到大）的顺序排列；

   5、填写《2020级学生档案明细表》、《2020级学生档案移交汇总表》、《2020级学生未交档案材料统计表》（见附件）。

   6、移交需收取的资料：学生档案、纸质版《2020级学生档案移交汇总表》、纸质版《2020级学生未交档案材料统计表》（需学生本人签字确认

并加盖二级学院公章）。

   7、电子版《2020级学生档案移交汇总表》、《2020级学生档案明细表》、《2020级学生未交档案材料统计表》发至邮箱1318758690@qq.com

   8、各二级学院档案移交时间：2020年11月10日前，移交档案请提前预约，联系电话：029-82628662

   9、档案移交地点：综合档案室库房（一号教学楼108教室对面）

                                                                                                                                               综合档案室

                                                                                                                                            2020年10月23日