各二级学院：

    为了做好2019级新生档案的收集和整理工作，现将有关事宜通知如下：

一、新生档案材料整理要求及流程

1、2019级新生辅导员老师到综合档案室（华清堂A座1308）领取学生专用档案袋及考生报名登记表（2019年10月8日）；

2、拆开学生高中档案袋，查看相关信息是否与学生本人一致（各类高中材料查阅后继续装入高中原始档案袋），学生档案原则上只限各级负责学生工作的老师和辅导员查阅，学生不能查阅档案；

3、查阅学生档案时，应严格遵守保密制度和阅档制度，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自对外公布档案内容；

4、在学生专用档案袋面上填写学生姓名、性别、学号、专业班级等信息,要求字迹工整、字体清楚，用黑色签字笔或黑色钢笔填写；

5、各类档案资料中二级学院名称、专业班级、学号等要求填写全称，不能简写；

6、将高中档案袋（务必取出党团关系并交于相关部门）、录取通知书、学生登记表、考生报名登记表装入专用档案袋中，并在袋面上填写材料份数，按专业、班级、学号（从小到大）的顺序排列。

二、新生档案材料移交要求

1、各二级学院要高度重视学生档案管理工作，应及时清点，档案数目要和报到的学生数目一致，落实缺档学生情况，并填写《2019级学生档案明细表》、《2019级学生档案移交汇总表》、《2019级学生未交档案材料统计表》。

2、档案移交地点：综合档案室库房（一号教学楼108教室对面）

3、移交需收取的资料：学生档案、纸质版《2019级学生档案移交汇总表》、纸质版《2019级学生未交档案材料统计表》（需学生本人签字确认并加盖二级学院公章）。

4、电子版《2019级学生档案移交汇总表》、《2019级学生档案明细表》、《2019级学生未交档案材料统计表》发至邮箱1318758690@qq.com

5、各二级学院档案移交时间：

10月21日   土木工程学院     建筑学院

10月22日   经济与贸易学院   艺术学院  

10月23日   机电工程学院     管理工程学院

6、学生档案交至综合档案室后，不允许再私自借阅，如有特殊情况请按相关手续办理。

联系电话：029-82628662

                                                                                                                                                                            综合档案室

                                                                                                                                                                         2019年10月8日