各毕业班辅导员：

      为了做好毕业生档案整理、转递工作，据学院关于毕业生工作的统一部署，请各毕业班辅导员认真做好毕业生档案材料的收集、整理和移交工作。现将有关事宜通知如下：

一、毕业生档案的归档范围：

   （1）学籍档案    （2）录取通知书   （3）学生登记表

   （4）在校期间受院级以上表彰、奖励材料

   （5）学生的党、团组织材料（入团志愿书、入党申请书、入党志愿书、预备党员考察材料等，按照学院组织管理中心的要求）

   （6）学年鉴定表         （7）毕业生登记表

   （8）毕业生成绩总表   （9）就业报到证（副联）

二、装档流程

     1、 在综合档案室库房领取学生学籍档案、录取通知书、学年鉴定表、学生档案袋、大档案袋(党组织关系)、档案密封签；

     2、 在档案袋面上用黑色笔填写学生姓名、性别、学号、专业班级、籍贯等信息；

     3、 将各类毕业生材料以专业为单位按顺序归入每个学生的档案袋，并在袋面上填写材料件数，并按照专业、班级、学号（从小到大）的顺序排列；

     4、 在学生档案管理人员的指导检查下，用封签封口；

     5、 按时将已密封好的学生档案送交档案室库房，密封签加盖学生档案公章；

     7、 将寄往建大研招办、参加西部计划、需要自提的学生档案另行放置；

     8、 将已封口盖章需邮寄的学生档案再装入邮局提供的防水袋里，防水袋封口后将邮局打印的面单贴到防水袋指定位置，20个一沓捆好，办理相关移交手续。

三、装档注意事项

     1、所有材料装档前，请务必检查应盖公章是否加盖。（如：《毕业生登记表》的印章，《毕业生成绩总表》的学籍管理专用章等）。

     2、在装袋时，请务必认真仔细核对已装入档案袋中的大学档案材料有无多装、漏装、混装现象，特别注意同名同姓学生档案的装袋。

     3、在毕业生档案材料整理归档过程中，应严格遵守档案工作有关规定，任何人不得利用工作之便擅自抽取、销毁、伪造、涂改学生档案材料，违者要追究其责任，严肃查处。

四、毕业生档案的提取、转递、查询

     1、毕业生档案通过邮政EMS快件转递，个别毕业生要求自带档案的，本着学生自愿、单位同意的原则，由毕业生本人持就业报到证、本人身份证原件到综合档案室填写自提档案申请及        承诺书，办理档案自带手续。

     2、学院综合档案室一般在毕业生派遣后十天内完成对毕业生档案的集中整理转递工作。

     3、毕业生可在一年内登录学院综合档案室网站（http://da.xauat-hqc.com/）查询，输入自己的姓名、学号查询EMS单号，然后在中国邮政物流官网www.ems.com.cn查询档案转递情            况；拨打EMS客服电话11183或向学院综合档案室咨询，联系电话：029-82628662

五、毕业生档案收集、整理和移交工作日程安排：

     6月19日 召开毕业班辅导员毕业生档案整理、转递工作安排会

     6月20日-21日  毕业班辅导员在档案室库房领取学生档案相关材料

     20日   管理工程学院    土木工程学院   建筑学院

     21日  经济与贸易学院   机电工程学院   艺术学院

     6月22日-7月8日  毕业班辅导员收集、整理、装档、密封期间档案管理人员随时指导检查

     7月9日 -11日   档案移交至综合档案室库房

     9日    管理工程学院    艺术学院

     10日   土木工程学院    建筑学院

     11日   机电工程学院   经济与贸易学院

     7月9日 -11日 毕业生本人持就业报到证、本人身份证到综合档案室办理档案自带手续。

     7月12日  档案EMS邮寄

     如时间有变动，日程调整另行通知。

                                                                                                                                                                                              综合档案室

                                                                                                                                                                                            2019年6月15日