各二级学院、职能部门：

按照学校档案集中统一管理原则，为做好2025年学校档案归档工作，实现档案工作的标准化、规范化、科学化管理，更好地为学校各项工作服务，现将本年度归档事宜通知如下：

一、归档范围

1.2024年1月1日至12月31日期间，学校各职能部门在职务活动中形成的党群、行政、教学、科研、财会、外事、基本建设、仪器设备以及出版物、声像、实物等各类具有保存价值和历史凭证作用的文字、图表、图纸、录音、录像、照片、实物等不同载体形式的文件材料、物品均应按学校档案归档范围立卷归档。

2.学校在教学、科研、管理及社会服务等工作和活动中荣获的省部级以上的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗，以及其他具有保存价值的实物，均应归档。

3.个人获省部级以上奖励者，应将证书原件或影印件、扫描件一并归档，并注明归档单位和时间。

4.学校团委负责2024届毕业生集体合影的归档，并以学院、班级（或专业）为单位进行移交，照片及电子版应同步归档。

5.各单位在办公自动化（OA）系统中产生的文件，其电子版由行政管理办公室统一归档，打印纸质版并加盖公章后，返回给各单位立卷存档。

6.其他往年应归档而未归档的材料。

二、工作安排：

1.信息报送

各单位根据实际工作需要确定本部门兼职档案员，如因部门调整或人员变动的，须填写《西安建筑科技大学华清学院兼职档案员变更表》，并于2025年5月13日前报送至综合档案室。

2.案卷整理

综合管理部行政管理中心将学院2024年度发布的各类通知、文件，按照相应类别分发至各职能部门。各部门兼职档案员根据本部门归档范围，对各类档案材料进行收集、整理，于2025年5月20日前到综合档案室领取档案卷皮，并对归档材料进行科学分类、有序整理，并按照要求组卷完整。

3.移交验收

各单位将整理好的全部档案（含卷内目录和备考表）于2025年6月15日前移交至综合档案室。档案移交须当面清点核对，对不符合要求的将退回整改，合格后方可办理移交手续。

验收合格的案卷由归档单位填写档案移交单（一式两份），并将卷内目录、案卷移交单的电子版发送到指定邮箱（303730490@qq.com）。

归档工作是我校档案管理的一项重要的基础性工作。齐全、完整、准确的档案材料对我校发展具有重要的参考价值和凭证作用。为了确保档案利用的及时性、有效性，本着归档单位全覆盖、档案材料应归尽归的原则，请各单位高度重视，按期保质保量地完成2025年档案归档工作。

各部门在归档过程中遇到问题可随时联系档案室相关业务人员。

联系人：李红（幸福校区华清堂1303室）

联系电话：029-82628363

综合管理部  

2025年5月9日