各职能部门、二级学院：

按照学院档案集中统一管理的原则，为了做好 2021 年学院档案归档工作，实现档案工作的标准化、规范化、科学化管理。特将本年度档案归档工作通知如下：

一、归档范围

1、2020年1月1日至12月31日期间，学院各职能部门在职务活动中形成的党群、行政、教学、科研、财会、外事、基本建设、仪器设备、产品生产以及出版物、声像、实物等各类具有保存价值和历史凭证作用的材料、物品均应按照学院相关的归档范围进行立卷归档。

2、各部门在教学、科研、管理等工作或活动过程中荣获的市级以上的获奖证书、奖杯、奖牌、锦旗以及其他具有保存价值的实物，均应归档。

3、各部门在疫情防控、脱贫攻坚等重大活动和突发事件应对活动中形成的重要材料须单独组卷。

二、工作安排

1、档案的收集、整理

（1）综合管理部行政管理中心将学院2020年度发布的各类通知、文件，按照相应类别分发至各职能部门。

（2）各部门兼职档案员根据本部门归档范围，于2021年6月15日前根据实际工作需要到综合档案室领取档案卷皮，并按照《华清学院档案工作规范手册》，对归档范围内的材料进行科学分类、有序整理并组卷完整

2、档案移交

各部门、二级学院请于2021年6月30日前移交各类档案案卷及电子声像档案。按照组卷完成的顺序将整理好的档案案卷、备考表、移交单（一式两份）移交至综合档案室（华清堂1307），并拷贝案卷卷内、移交单的电子版，经档案室工作人员验收合格后签字确认。

三、工作要求：

1、各部门兼职档案员要认真阅读、理解《华清学院档案工作规范手册》，严格按照手册中的要求进行归档。

2、按照文件的类别进行归类、整理、组卷，并根据发文主体及文件等级，按照国家、部级、省级、地方、学院的顺序进行排序。

3、各类文件正文在前，发文稿纸在中间，草稿件在后；含有请示批复的文件，批复、批示在前，请示报告在后；转发文转发件在前，被转发件在后。

4、组卷过程中应将文件上的钉子启掉并进行打码（空白页不打码），号码要求必须连续，不可漏号。

6、兼职档案员在归档过程中出现问题及时与档案室工作人员进行沟通，确保档案归集准确无误。

7、涉密文件须单独组卷。

此次归档工作关系到学院档案工作的完善和发展，对此次档案检查起着重要的基础性作用，各职能部门及相关工作人员要高度重视、严格把关，根据本部门存档规范，做到应归尽归，严格按照规定时间保质保量的完成2022年华清学院档案归档工作。各部门在归档过程中遇到问题可随时联系档案室相关业务人员。

综合档案室业务联系人及联系电话：

王晓霞    声像档案   82628662

李  红    综合档案   82628363

崔程唯    实物档案   82628363

                                                                                                                                                                        综合档案室

                                                                                                                                                                      2021年5月26日