各职能部门、二级学院：
         受新冠肺炎疫情的影响，为尽量减少密集型人员接触，本着“外防输入、内防反弹”的防疫精神，经研究决定取消本年度档案业务集中培训会。为确保档案资料的顺利存档，现将本年度档案归档工作通知如下：
一、归档范围
         2019年1月1日至12月31日期间，学院各职能部门在职务活动中形成的党群、行政、教学、科研、基本建设、财会、外事、设备、出版物、声像、实物等各类具有保存价值和历史凭证作用的文字、图表、图纸、录音、录像、照片、纸质材料、电子资料及实物资料等不同载体形式的资料、物品均可按照学院相关的归档范围进行立卷归档。
二、工作安排
       1.档案的收集、整理
      （1）行政管理中心兼职档案员将学院2019年度发布的各类通知、文件进行分类、整理并移交至各职能部门。
      （2）各部门兼职档案员根据本部门归档范围，于2020年5月28日前按实际需求到综合档案室领取相应的档案卷皮，并按照《华清学院档案工作规范手册》的规定和要求完成本单位归档材料的整理组卷工作。
       2.档案移交
       各部门按照组卷完成的顺序，将整理好的档案案卷、备考表、移交单于2020年6月28日前移送至综合档案室(华清堂1307)，经档案室工作人员验收合格后签字确认。
三、工作要求
      1.各部门兼职档案员要认真阅读《华清学院档案工作规范手册》，严格按照手册中的要求进行归档。
      2.按照文件的类别进行归类、整理、组卷，并根据发文主体及文件等级，按照国家、部级、省级、地方、学院的顺序进行排序。
      3.兼职档案员在归档过程中出现问题可随时与档案室工作人员进行沟通，确保档案归集准确无误。
      本次档案归档工作各职能部门及相关工作人员要高度重视、严格把关，确保2020年华清学院档案归档工作的顺利完成。
      综合档案室业务联系人及电话：
       王晓霞     学生、声像、电子类档案  82628662
       刘  欢      学生档案   82628662
       李  红      党群、行政、教学、基建、科研、外事类档案    82628363
       崔程唯     财会、人事、实物类档案  82628363