各部、二级学院：

为进一步加强学院档案管理，维护档案的完整统一，做好2017年度声像档案的收集、整理工作，经研究决定，现将声像档案收集的有关事宜通知如下：

一、档案收集的内容

1、2017年度各部门、各二级学院在教学、科研、管理等主要职能活动工作成果及发展的各个阶段所直接形成的对学校具有保存价值的照片、音频、视频等。

2、2017年度各班级集体或个人参加校内外的各项活动（如：运动会、宿舍文化节、主题班会、竞赛活动、体育活动、争先创优、团学活动、社团活动等）事件中直接形成具有保存价值的照片、录音、录像等。

二、归档要求

1、档案工作是学院工作的重要组成部分，见证传承学院历史，请各部、二级学院高度重视档案收集工作，从即日起对本部门的声像档案资料进行收集、整理。

2、各部、二级学院、班级做好照片、音频、视频等声像档案材料精选工作，一个活动事件建一个文件夹，文件夹命名能够全面准确揭示档案材料的内容（年度+部门+活动主题；例：2017年土木工程学院土木工程专业1604班安全教育班会），反映的人和事真实、可靠。文件夹里也可以附加事件活动的详细文字说明。

3、声像档案材料的整理须填写卷内目录，便于保管和利用。卷内目录按一个活动事件作为一个档案条目，卷内目录基本内容按时间顺序填写，包括序号、责任者、题名、形成日期、地点、数量等（见附表1）。

4、各部门、二级学院（各班级统一汇总至二级学院）将声像档案、卷内目录、移交单（见附表2）压缩打包，发至1318758690@qq.com邮箱，纸质版卷内目录、移交单（双份）于2018年3月20日前送至学院综合档案室。

 综合管理部

2018年1月9日

内容附件: 卷内目录

内容附件: 西安建筑科技大学华清学院档案移交单