为了完整、系统地保存工作中形成的各种门类载体的档案，提高归档文件的质量，更好地为学院各项工作服务，特制定本制度。

一、学院在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属归档范围。

二、档案材料在归档时应注意保持其历史的联系性，做到系统、齐全、完整，能准确反映学校活动的历史过程。

三、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的档案材料，由主办部门收集归档。

四、应归档的文件材料必须字迹清楚、工整，纸张及文件格式符合国家要求，严禁使用圆珠笔，铅笔，纯蓝及红墨水等书写材料。

五、归档的文件必须区分不同价值，进行科学的分类、立卷、编目，案卷题名应确切反映卷内文件内容。

六、各类文件材料一般归档一份，重要和利用频繁的文件材料可适当增加其归档份数。

七、各类档案应在第二年六月前移交综合档案室。

八、综合档案室应对文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行监督、指导。