西安建筑科技大学华清学院档案管理条例

第一章  总  则

第一条  为了加强我院档案管理工作，有效地保护和利用档案，为学院教学、科研、党政管理等各项工作服务，根据2021年1月修订的《中华人民共和国档案法》及有关法规，结合学院情况，制定本条例。

第二条  本条例所称的档案，是指建院以来院内机构、学术团体，以及个人从事教学、科研、产业、党政管理、外事活动、基建维修等活动中形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  学院各职能部门和其它组织、临时机构、以及个人均应遵守本条例。

第四条  档案形成部门的主要负责人应当加强对档案工作的领导，把档案工作纳入本单位工作计划给以支持。

第五条  我院档案工作实行统一领导、综合档案室管理的原则，维护档案的完整与安全，满足学院各有关部门的利用需求。

第二章  档案机构及其职责

第六条  在主管院长领导下，由综合管理部分管，建立综合档案室，各立卷部门应设立兼职档案员，负责本部门档案工作，接受综合档案室业务检督、指导。

第七条  综合档案室负责管理学院的档案，并对院内所属机构及兼职档案员的档案工作进行监督、指导。

第八条  综合档案室负责接收、收集、整理、保管和提供档案利用服务，业务上受国家教育部、省教育工委、教育厅和上级档案行政管理部门的监督和指导。

第九条  综合档案室的主要职责

(一)负责收集和管理学院教学、科研、产业、党群、行政、外事、基建、出版物、财会、声像、设备产品等门类的档案，并提供档案利用服务。

(二)根据国家有关档案工作的方针政策，制定学院档案工作的规章制度，并组织实施，依法监督、指导院内各单位的档案工作；并积极做好兼职档案员的业务培训。

(三)档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，经过培训，具备档案业务知识，方可上岗。

第三章  档案的管理

第十条  按照国家档案局、教育部关于文件材料归档范围的规定，学院应当立卷归档的材料由各立卷部门的兼职档案员收集齐全，并进行整理、立卷，定期向学院综合档案室移交，任何人都不得据为已有或者拒绝归档。   

第十一条  学院重大科学研究项目鉴定、基建工程项目竣工验收、更新购进重要设备验收、重大党政、教学、产业等活动，应当有综合档案室人员参加，并按照档案工作规范要求对所形成的档案文件材料进行验收。

第十二条  学院各职能部门、中心等单位形成的档案归学院所有。因学院体制改革，属分立、合并、撤销机构的单位，应及时与学院综合档案室联系，移交该单位所形成的档案材料。

第十三条  学院所有的档案，任何单位和个人不得出卖，需要向国内外组织或者个人赠送、交换、出卖其复制件的，必须依照国家规定报经学院主管部门审查批准。

第十四条  鼓励教职工将属其所有的，但对学院和社会有保存价值的或者应当保密的档案赠送、寄存给学院综合档案室代为保管。

第十五条  综合档案室应当配备适宜保存档案的专门库房和必要的设施。

第十六条  综合档案室要遵循便于保管利用的原则，采取有效措施，对档案加以保护。

第十七条  综合档案室应当按照国家规定的标准和程序，对保管期限己满的档案进行鉴定和处理，禁止擅自销毁档案。

第十八条  综合档案室应当按年度或规定的时间，向上级档案行政管理部门报送档案统计报表。

第四章  档案的利用

第十九条  综合档案室保管的档案供院内各单位利用，其他个人或院外组织利用档案，必须持有合法证件。涉及院内重大问题或学院秘密，须经主管院长同意后，方可查阅。

第二十条  各单位和个人利用档案时应遵守查阅档案的有关规定，不得损毁、丢失、抽取、涂改、伪造档案。

第二十一条  综合档案室应开展编研工作，组织编写全宗介绍及档案目录，简化查阅手续，为档案利用提供方便。

第五章  奖励与罚则

第二十二条  根据《中华人民共和国档案法》有关规定，有下列先进事迹之一者，学院应给予适当奖励。

(一)向学院捐赠重要、珍贵档案的；

(二)热爱档案事业，为学院档案工作做出突出贡献的；

(三)为安全保护档案，使档案免受重大损失的；

(四)同违反档案法规行为作斗争表现突出的。

第二十三条  违反本条例规定，有下列行为之一的，由院主管部门责令限期改正；情节严重的应追究直接责任人的责任，构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

(一)不按时归档，不按期移交档案，或者拒绝归档、移交，将档案据为已有的；

(二)损毁、丢失或者擅自提供、销毁属于学院所有的档案的；

(三)涂改、伪造、变卖、盗窃、抢劫档案的；

(四)由于领导对档案工作不重视，或档案人员玩忽职守，故意造成档案损失的其他行为。

第二十四条  档案行政管理部门及其工作人员执行行政处罚时，应当依照法律法规的规定进行。

第六章  附  则

第二十五条  本条例实施过程中的问题由西安建筑科技大学华清学院主管院长及综合档案室负责解释。

第二十六条  本条例自公布之日起实行，凡过去所发文件有与本条例相抵触的，以本条例为准。