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西安建筑科技大学华清学院综合档案室成立于2008年10月30日，隶属于学院综合管理部，是学院综合性档案的保管、利用中心及档案业务指导监督机构。负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管、开放和利用全院综合性档案及有关资料，对全院专（兼）职档案员和有关业务人员进行档案业务培训，开展学术研究和宣传教育活动等。学院依据国家有关档案工作法令、政策及规定，制定了《西安建筑科技大学华清学院档案管理条例》、《西安建筑科技大学华清学院档案管理实施细则》、《西安建筑科技大学华清学院档案工作规范》等制度，规范全院档案工作。先后于2013年、2018年荣获陕西省教育厅全省高等学校档案工作先进单位称号，综合档案室吴晓梅、崔杨同志分别荣获“陕西省高等学校档案工作先进工作者”称号。
学院综合档案室现有专职工作人员4人，兼职档案员20多人，档案室现有建筑面积482平方米，做到了库房、办公、阅览三分开，有档案密集柜、档案装订机、扫描打印一体机、高拍仪、计算机、打印机等办公设备，并配备有防磁柜、除湿机、空调、防盗报警装置、干粉灭火器等先进管理设施，拥有良好的办公条件和档案保管条件。近年来，学院大力发展数字化档案建设，引入先进的局域网档案管理系统，积极推进档案资料的电子化、信息化，对利用率高、服务性强的纸质档案进行信息化处理，现有电子档案11938条，初步实现了电子档案库的建立。
综合档案区 综合类档案区集中保管学院党群、行政、教学、科研、财会、基础建设、仪器设备、出版物、声像、外事、实物等不同门类载体的档案。截至2017年7月，库藏情况为综合类档案共计4963卷、图书资料1133册，声像档案157件，实物档案463件。内容涉及机构改革、干部职务、教师职称、规章制度、会议记录、学籍管理、学科及课程设置、招生与毕业分配、科研项目、基建与房产、教职工与学生名册、对外交流、经费预算等内容，反映了学校近二十年创建、发展的历史。综合类档案主要为学生出国、考研、就业、补办证件等出俱凭证功能，也为学院、各部门及中心制定规章制度、计划方案及落实政策提供历史依据。另外在学院教学计划、教学大纲的修订，重要会议的会前准备，各类评估文件的参考中发挥着重要作用。 
学生档案区 学生档案区主要负责学院在籍学生的高考原始档案、录取通知书、学年鉴定表等档案材料的接收、鉴别、整理及归类工作，同时也制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作。目前共保管学生档案近9千份。学生档案工作主要办理学生档案的咨询、查阅及调阅事项，为毕业生办理学生档案的转递及档案去向查询，为有关部门提供学生基本情况信息证明，做好学生档案的安全、保密及保管工作。
实物档案 实物档案主要展示学院部门（中心）、教职工及学生在各类活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；兄弟院校赠送花瓶、模型、钟表等；院庆活动中宣传品、获赠的纪念品等共计463件。实物档案见证了学院的发展历程及成果荣誉，浓缩了学生教育实践活动的精华，传承了学院“以生为本、和谐发展，全面实施素质教育”的教育理念。 | |
