（1）各部门收集的需要归档的文件材料是指上级下发给本部门的，需要本部门贯彻执行的文件以及本部门自己形成的文件，对于上级普发性的不需本部门办理的文件及供工作参考的抄件等则不需归档。

（2）归档的文件材料必须是签字、盖章手续完备的原件，不能归复印件。故归档单位在布置项目任务时，要考虑到原件的数量，如科研项目的结题通知、基建项目的合同等文件材料。

（3）要检查归档文件材料的完整性，剔除重份文件。如请示与批复，正文与草稿，正件与附件等成套性文件是否完整无缺。

（4）带有文号的文件，其归档时的正确排序是正文在前，其后是发文稿纸，最后是该文件的草稿。不能简单的按文件的处理过程归档，常见的错误是草稿在上，其后是发文稿纸，最后是正式文件。

（5）对于已装订成册的文件材料，为了不破坏其整体性，尽量不要在这些材料中再加入零散文件，编页号时使用原页码即可。